Elektronik İhalelerde Yapılan Numune Değerlendirmesi Tedarikçi Firmalar İçin Kabusa Dönüşebilir!
Giriş
Kamu mal alımlarında numune değerlendirmesi, teknik şartnameye uygunluğun tespiti bakımından önemli bir araçtır. Ancak özellikle elektronik ihale (e-ihale) yönteminin yaygınlaşmasıyla birlikte, numune sunumuna ilişkin usul hataları, yalnızca teklifin değerlendirme dışı bırakılması sonucunu doğurmakla kalmamakta; geçici teminatın gelir kaydedilmesi ve hatta yasak fiil–davranış tartışmalarını gündeme getirmektedir. Kamu İhale Kurulu’nun düzenleyici kararları, belge sunuluş şekline ilişkin ihlalleri ağır yaptırımlarla ilişkilendirirken; Danıştay içtihadı, bu yaptırımların ölçülülük ve eksik inceleme ilkeleri çerçevesinde sınırlandırılması gerektiğini ortaya koymaktadır. Bu çalışmada; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, elektronik ihale mevzuatı ve Kamu İhale Kurulu düzenleyici kararları birlikte değerlendirilerek, numune değerlendirmesi sürecinde isteklilerin teminatlarının gelir kaydedilmemesi ve yasaklanma riskiyle karşılaşmaması için dikkat edilmesi gereken hususlar bilimsel yöntemle incelenmektedir.
1. Numune Değerlendirmesinde Karşılaşılan Sorunlar
Numune uygulaması, kamu mal alımlarında teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğunu fiilen test etmeyi amaçlayan klasik bir yöntemdir. Ne var ki elektronik ihale sistemine geçişle birlikte, numune artık yalnızca teknik bir unsur olmaktan çıkmış; usule aykırılıkların, idari yaptırımlarla cezalandırıldığı riskli bir alana dönüşmüştür.
Uygulamada sıkça karşılaşılan sorun, numunenin teknik olarak uygun olmamasından ziyade; hangi aşamada, hangi belgelerle, hangi kayıt altında ve hangi usule göre sunulduğuna ilişkindir. Bu durum, özellikle geçici teminatın gelir kaydedilmesi ve yasaklama yaptırımlarının gündeme gelmesine yol açmaktadır.
2. İhale Mevzuatı ve Hukuki Açıklana
4734 sayılı Kanun’da geçici teminat, ihaleye katılımın ciddiyetini temin eden bir güvence olarak düzenlenmiştir. Bununla birlikte Kanun’un sistematiğinde geçici teminatın gelir kaydedilmesi, istisnai ve ağır bir yaptırım olarak öngörülmüştür. Kanun’un 17’nci maddesinde düzenlenen yasak fiil ve davranışlar ile 58’inci maddede yer alan yasaklama hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, teknik bir yetersizliğin ötesine geçen davranışların yaptırım alanına taşındığı görülmektedir.
Numune bağlamında bu ayrım oldukça önemlidir. Çünkü numunenin teknik olarak şartnameye uygun olmaması, isteklilerin yeterlik değerlendirilmesinden elenmesi anlamına gelir. Ancak numune sunulmaması veya usule aykırı sunum veya yanıltıcı beyan, idarenin teminat ve ihalelerden yasaklama yaptırımına neden olabilir.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik Edilecek Malların Numuneleri, Katalogları, Fotoğrafları İle Teknik Şartnameye Cevapları ve Açıklamaları İçeren Doküman ve Demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesi;
“(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman istenmesi durumunda katalog istenmesi zorunludur. Katalog istenen ihalelerde, teknik şartnamede teknik kriter olarak düzenlenen ancak katalogda yer almayan hususlara yönelik kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar aday veya istekliler tarafından başvuru veya teklifleri kapsamında sunulur.
(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:
a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.
b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.
c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:
1) İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.
2) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.
3) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.
ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.
d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.
(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır.
(4) İş ortaklıklarında ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde, teklif edilen mala ilişkin olarak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulabilir ve/veya demonstrasyon yapılabilir. Konsorsiyumların katılabileceği ihalelerde, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulması ve/veya demonstrasyon işlemine yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” Hükmündedir.
Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuru ve/veya Tekliflerin Değerlendirilmesi İle İhalenin Karara Bağlanması” başlıklı 12’nci maddesinin aşağıdaki fıkraları;
“(5) Numune/demonstrasyon istenen ihalelerde numune/demonstrasyon değerlendirmesi ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci olması öngörülen teklifler için yapılır. Numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir.”
(6) Değerlendirme işlemlerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif ile belirlenecek ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif tespit edilinceye kadar devam edilir.
(7) Tekliflerin değerlendirilmesi sonucunda katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan istekliler ile numune/demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri kaydedilerek EKAP üzerinden ihale komisyonu kararı oluşturulur. İhale komisyonu kararı, komisyon üyeleri tarafından e-imza ile imzalanır ve ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde, e-imza ile imzalamak suretiyle ihale kararını onaylar veya gerekçesini belirtmek suretiyle iptal eder. İhale kararının ihale yetkilisince onaylanacağı tarihte EKAP üzerinden yasaklılık teyidi yapılır.”
(8) Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı veya iptal edildiği günü izleyen en geç üç gün içinde tüm isteklilere bildirilir.
(9) Üçüncü fıkra kapsamında fiziki olarak sunulması istenen belgeleri verilen makul süre içinde sunmayan veya belgelerin sunuluş şekline aykırı sunan istekliler ile yüklenen belgelerden farklı bir belge sunan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.
(10) Beşinci fıkra kapsamında numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmemesi ile dokuzuncu fıkrada sayılan fiiller, ihale kararını etkileyecek davranış olarak kabul edilir ve bu davranışlarda bulunan istekliler hakkında Kanunun 17’nci maddesi hükümleri uygulanır.
(11) Bu madde kapsamında yer alan hükümler, niteliğine uygun düştüğü ölçüde ön yeterlik/yeterlik başvurularının değerlendirilmesinde de uygulanır.”
Elektronik Ortamda Yapılan İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname’nin “Tekliflerin Açılması ve Değerlendirilmesi” başlıklı 29’ncu maddesi;
“ …
29.9. Numune/demonstrasyon istenen ihalelerde numune/demonstrasyon değerlendirmesi ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci olması öngörülen teklifler için yapılır. Numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir.
29.10. Değerlendirme işlemlerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif ile belirlenecek ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif tespit edilinceye kadar devam edilir.
29.11. Tekliflerin değerlendirilmesi sonucunda katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan istekliler ile numune/demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri tutanağa bağlanır.
29.12. 29.6 ncı madde kapsamında fiziki olarak sunulması istenen belgeleri, verilen makul süre içinde sunmayan veya belgelerin sunuluş şekline aykırı sunan istekliler ile yüklenen belgelerden farklı bir belge sunan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.
29.13. 29.9 uncu madde kapsamında numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmemesi ile 29.12 nci maddede sayılan fiiller, ihale kararını etkileyecek davranış olarak kabul edilir ve bu davranışlarda bulunan istekliler hakkında Kanunun 17 nci madde hükümleri uygulanır.” Hükmündedir.
Yukarıdaki mevzuat düzenlemeleri birlikte değerlendirildiğinde; idarelerin teknik uygunluğu teyit amacıyla numune, katalog, teknik açıklama ve fotoğraf isteme yetkisi bulunmaktadır. Bu düzenlemelerden; numunenin, teknik şartnameye uygunluğunun denetimine yönelik bir işlem olduğu anlaşılmaktadır. Ancak mevzuat, numunenin teknik şartnameyle uyumlu olmasını zorunlu kılmakta; aksi durumda, teklifin teknik açıdan elenmesini öngörmektedir.
3. Elektronik İhalelerde Kamu İhale Kurulu ile Danıştay’ın Farklı Yaklaşımları
Elektronik ihalelerde de “Tip İdari Şartname” esas alınmakta; belgelerin büyük bölümü EKAP üzerinden beyan edilmektedir. Numune açısından temel sorun, numunenin teklif aşamasında mı yoksa değerlendirme aşamasında mı isteneceği hususudur. Elektronik ihale mantığında, numunenin çoğu zaman ihale saatinden sonra ve değerlendirme sürecinde talep edilmesi öngörülmekte; aksi yöndeki düzenlemeler, uygulamada ciddi ihtilaflara neden olmaktadır.
Kamu İhale Kurulu’nun 2020/DK.D-222 sayılı Düzenleyici Kararı, elektronik ihalelerde belgelerin sunuluş şekline aykırılığı “hiç sunulmama” sonucuna bağlamış ve bu durumda geçici teminatın gelir kaydedilmesini benimsemiştir. Bu yaklaşım, numune ve numuneye ilişkin belgeler bakımından da dolaylı bir risk yaratmaktadır.
Daha ileri bir aşamada, 2025/DK.D-310 sayılı Düzenleyici Karar ile özellikle EKAP’ta yanlış veya boş belge yüklenmesi, farklı ihaleye ait teminat beyanı gibi teknik hatalar dahi, belirli şartlar altında yasak fiil veya davranış kapsamında değerlendirilebilir hâle gelmiştir.
Bu durum idarelerin, teminatların gelir kaydedilmesi ile ihalelerden yasaklama yaptırımları kapsamındaki yetkilerini genişletmiştir. Başka bir anlatımla, Kamu İhale Kurulu idari yaptırımları, genişletici ve katı bir anlayışla yorumlamaktadır. Kurul’un katı yaklaşımının somut uygulaması ise Gençlik ve Spor Bakanlığı tarafından yapılan elektrik enerjisi alımı ihalesine ilişkin 2024/UM.II-1652 sayılı Kurul kararı ile ortaya çıkmıştır. Keza bu karar, düzenleyici kararların somut olaya uygulanışını göstermektedir. Kurul, e-ihalede özel sektörde elde edilen iş deneyimine ilişkin sözleşmenin fotokopi olarak sunulmasını, belgelerin sunuluş şekline aykırılık olarak değerlendirerek, geçici teminatın gelir kaydedilmesini hukuka uygun bulmuştur.
Kurul kararına karşı açılan davada Danıştay 13. Dairesi, Kurulun itirazen şikâyet başvurusunu başvuru sahibinin ileri sürdüğü iddialarla sınırlı ve bu iddiaları karşılayacak biçimde incelemekle yükümlü olduğunu vurgulamıştır. Danıştay’a göre, başvuru sahibinin iş deneyim belgesinin niteliğine (bedel içermemesi, kesin kabulünün yapılmamış olması, halen yürürlükte bulunması) ilişkin esaslı iddiası değerlendirilmeden, doğrudan teminatın gelir kaydına karar verilmesi eksik inceleme teşkil etmektedir. Bu gerekçeyle Kurul kararı iptal edilmiştir. (Bk. Danıştay 13. Daire, 02.12.2025 tarihli, E:2025/853, K:2025/3741 sayılı Karar)
Danıştay’ın bu yaklaşımı, Kurulun düzenleyici kararlarını otomatik ve şekilsel biçimde uygulamasına karşı, somut olayın özelliklerini ve başvuru sahibinin iddialarını merkeze alan, dengeleyici bir yargısal yorum niteliği taşımaktadır. (Bk. https://www.kilichukuk.org/mahkeme-kararlari/elektronik-ihalelerde-teminatlarin-gelir-kaydedilmesinde-kik-ve-danistayin-yaklasim-farkliliklari )
4. İsteklilerin Numune Değerlendirmesinde Yapmaları Gereken Hususlar Nelerdir?
Elektronik kamu mal alımlarında numune değerlendirmesi, yalnızca ürün kalitesinin değil, usule ve beyana uygunluğun da test edildiği bir süreçtir. Tedarikçi firmaların bu süreçte; değerlendirme dışı bırakılma, teminatın gelir kaydedilmesi ve ihalelerden yasaklama yaptırımlarıyla karşılamaları söz konusu olabilmektedir. Bu nedenle elektronik ihalelerdeki numune değerlendirmesinde, tedarikçi firmaların uymak zorunda oldukları en önemli hususlar şunlardır:
5. Sonuç ve Değerlendirme
Yukarıdaki hususların eksikliği, idari yaptırımlara neden olacağı için firmanın ticari hayatını kısıtlayacak sonuçlar da doğuracaktır. Bir firma için adeta kabusa dönmesi muhtemel olan bu sürecin, mevzuatın iyi bilinmesi ve konusunda uzman kişilerden hukuki yardım alınmasıyla atlatılabileceği kanaatindeyiz.
Bir diğer husus ise Kamu İhale Kurulu’nun düzenleyici kararları, teminatın gelir kaydı ve yasaklama riskini genişletirken; mahkeme kararlarının bu tür yaptırımlara, ölçülülük ve eksik inceleme ilkeleriyle değerlendiriyor olmasıdır. Bu nedenle mal alımlarındaki istekliler açısından asıl amaç, yalnızca uygun numune sunmak değil; numune sürecini başından sonuna kadar mevzuata uygun, belgelenebilir ve tutarlı şekilde yönetmek olmalıdır. 27.02.2026
Av. Işıl KILIÇ EROL
Kamu İhale Sözleşmeleri Uzmanı
Kaynaklar:
Şub
