1. Özet
İhalenin ilk günü ve ilk oturumu, çoğu istekli tarafından yalnızca tekliflerin açıldığı önemsiz bir aşama gibi görülebilir. Oysa elektronik ihalelerde ve pazarlık usulü ihalelerde ilk gün yapılan işlemler; ihalenin sonucunu doğrudan etkiler. Keza teklifin açılması, geçici teminatın uygunluğu, yeterlik bilgilerinin ilk kontrolü, son fiyat teklifine davet, yaklaşık maliyetin açıklanma zamanı ve tutanakların tebliği, ihalenin temelini oluşturan unsurlardır.
Bu çalışma, iki Kamu İhale Kurulu (KİK) kararı üzerinden; ihalenin ilk günü ve ilk oturumunda isteklilerin hangi işlemleri takip etmesi gerektiğini, somut olaylar üzerinden açıklamayı amaçlamaktadır.
Konuyla ilgili olarak, Kılıç İhale Sözlüğü’nde “e-tekliflerin açılması” maddesinde de tekliflerin ihale tarih ve saatinde EKAP’ta açıldığı, yaklaşık maliyet ile teklif verenler ve teklif fiyatlarının isteklilerin erişimine sunulduğu; pazarlık usulünde son fiyat tekliflerinin yaklaşık maliyetle birlikte bildirileceği açıklanmaktadır.
(Bk: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-tekliflerin-acilmasi )
2. Kamu İhale Kurulu kararlarına yansıyan olayların gelişimi ve verilen kararlar
Kamu İhale Kurulu’nun ilk kararıda pazarlık usulünde son fiyat teklifleri alındıktan sonra yaklaşık maliyet ve son fiyat tekliflerine ilişkin tutanağın aynı gün isteklilere bildirilmemesi; ikinci kararda ise ilk oturumda iş deneyimini gösteren belgelerin hatalı değerlendirilmesi nedeniyle isteklinin son fiyat aşamasına davet edilmemesi tartışılmıştır.
2.1. Pazarlık usulünde son fiyat tutanağının ertesi gün bildirilmesi
Kurul kararına konu olan ilk somut olayda, Şehir Hastanesi Başhekimliği tarafından 21/b pazarlık usulüyle yapılan “3 Aylık Otomatize Seroimmunoloji Analizörü Testleri Hizmet Alımı” ihalesinde ilk teklifler aynı gün alınmış, birinci tutanak isteklilere bildirilmiş ve son fiyat teklifleri aynı gün saat 14:30’a kadar istenmiştir. Buna rağmen son fiyat teklifleri alındıktan sonra düzenlenmesi gereken ikinci tutanak, yaklaşık maliyet ve son fiyat teklifleriyle birlikte ertesi gün isteklilere bildirilmiştir.
İdare bu gecikmeyi EKAP’taki teknik aksaklığa dayandırmış; ancak Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı incelemesinde ihale tarihinde EKAP kaynaklı teknik aksaklık bulunmadığı bildirilmiştir. Kurul, pazarlık usulünde yaklaşık maliyetin son yazılı fiyat teklifleriyle birlikte isteklilere bildirilmesi gerektiğini belirterek, son fiyat tekliflerinin alındığı oturuma ilişkin işlemlerin mevzuata uygun yürütülmediği sonucuna ulaşmış ve ihalenin iptaline karar vermiştir. (Bk: Kamu İhale Kurulu’nun, KİK 2026/UH.II-1245 sayılı kararı)
2.2. İlk oturumda iş deneyimi belgelerinin hatalı değerlendirilmesi
Kurul kararına konu olan ikinci somut olayda, İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından özel eğitime ihtiyacı olan öğrencilerin taşınmasına ilişkin hizmet alımı pazarlık usulüyle yapılmıştır. Başvuru sahibi, özel sektöre gerçekleştirilen işlere ilişkin iş deneyimini sözleşme, e-fatura örnekleri ve damga vergisi alındısı ile beyan etmiş. İdare ise belgelerde noter, YMM, SMMM veya vergi dairesi onayı bulunmadığı gerekçesiyle isteklinin teklifini ilk oturumda değerlendirme dışı bırakmış ve son fiyat teklifine davet etmemiştir.
Kurul, fatura örneklerinin ve elektronik ortamda teyit edilebilen belgelerin değerlendirilmesinde, belge sunuluş şekline ilişkin şartların somut belge türü ve teyit imkânı dikkate alınarak uygulanması gerektiğini değerlendirmiştir. Başvuru sahibinin e-arşiv faturalarının Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden sorgulanabildiği ve damga vergisi makbuzunun vergi dairesince düzenlendiği dikkate alınarak, ilk oturumdaki değerlendirme dışı bırakma işlemi hukuka uygun bulunmamıştır. Ancak son fiyat teklifleri alınmış olduğundan, başvuru sahibine geriye dönük son fiyat teklifi verme imkânı kalmamış ve şikâyete konu kısımların iptaline karar verilmiştir. (Bk: Kamu İhale Kurulu’nun, 2024/UH.II-1134 sayılı kararı)
Yeterlik Bilgileri Tablosunun elektronik ihalelerde katılım belgeleri ve yeterlik kriterlerine ilişkin bilgilerin beyan edilmesini sağlayan temel tablo olduğu Kılıç İhale Sözlüğü’nde ayrıca açıklanmaktadır. Bu nedenle firmalar, e-teklif öncesinde tablodaki her satırın doğru belgeye, doğru tarih-sayı bilgisine ve doğru kısma bağlandığını kontrol etmelidir.
(Bk:https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yeterlik-bilgileri-tablosu; ayrıca ihale.tv uygulamalı anlatım videosu için bk: https://www.ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari/ekapda-yeterlilik-bilgileri-tablosu-nasil-duzenlenir-uygulamali-anlatim-videosu )
2.3. Kurul kararının incelenmesi ve firmaların almaları gereken tedbirler
İlk oturumda yapılan her işlem, daha sonra teklifin geçerliliğini, son fiyat teklifine davet edilip edilmemeyi ve ihalenin iptal edilip edilmeyeceğini etkileyebilir. Bu nedenle firmalar hem EKAP bildirimlerini hem de tutanakları anlık olarak takip etmelidir. Keza benzer konularda, ihale.tv’nin 4734 sayılı Kanun ve Uygulamaları video sayfasında yer alan “Elektronik İhalelerin İlk Oturumunda Yapılan Önemli Hatalar” ve “İdareye E-Şikayet ve Kamu İhale Kurumuna E-İtirazen Şikayet Başvurusu Nasıl Yapılır?” başlıklı içerikler, bu sürecin uygulamadaki önemini ayrıca göstermektedir. (Bk: https://www.ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari ) (e-şikayet videosu için bk: https://www.ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari/idareye-e-sikayet-ve-kamu-ihale-kurumuna-e-itirazen-sikayet-basvurusu-nasil-yapilir )
Her iki Kurul kararına yansıyan olayda, idarelerce ilk oturumda idarelerin yaptıkları açık hatalı işlemlere yer verilmiştir. Ancak bu hatalı işlemlerin, ihalenin sonucunu değiştirmemesi için ihaleye katılan firmaların da kendi kontrol sistemlerini kurmaları gerekmektedir. Aşağıdaki Tablo-1’de ilk oturumda isteklilerin yapacakları kontrollere yer verilmiş ve bunların hukuksal önemi özetlenmiştir.
Tablo-1: İlk oturumda yapılacak kontroller ve bunların önemi
İhale işlemleri | İsteklilerin yapması gereken kontroller | Yapılacak kontrolün hukuki önemi |
Teklifin açılması | Teklifin EKAP’ta açılıp açılmadığı, e-anahtar/e-imza sorunu olup olmadığı kontrol edilmelidir. | Açılanmayan teklif veya teknik işlem hatası tutanağa bağlanmalıdır. Yapılacak başvuruların esasını oluşturur. |
Geçici teminat değerlendirmesi | Teminat tutarı, süresi ve elektronik teminat/kefalet bilgileri kontrol edilmelidir. | İlk oturumda yapılacak hatalı tespit, teklifin elenmesine yol açabilir. |
İş deneyimi belgeleri değerlendirmesi | Sözleşme, fatura, e-fatura, e-arşiv fatura, damga vergisi ve teyit edilebilir belgeler birlikte incelenmelidir. | Yanlış değerlendirme, son fiyat teklifine davet edilmeme sonucunu doğurabilir. |
Son fiyat daveti | Pazarlık usulünde son fiyat teklifine davet gelip gelmediği takip edilmelidir. | Son fiyat teklif aşamasının kaçırılması çoğu zaman ihalenin iptaline neden olabilir. |
Tutanakların tebliği | Tutanak I ve Tutanak II’nin tarih, saat, içerik ve bildirim zamanı kontrol edilmelidir. | Yaklaşık maliyetin ve son fiyatların geç bildirilmesi ihale iptaline neden olabilir. |
Başvuru süresi | Hukuka aykırı işlem öğrenildiğinde başvuru süresi başlar. | Süre kaçarsa ihale dokümanı veya ihale işlemi kesinleşir. |
3. Sonuç ve değerlendirmemiz
İdareler tarafından ilk oturumda yapılan somut hatalı işlemlere karşı Kurul kararları kapsamında yapılan inceleme Tablo-2’de özetlenmiştir. Bu incelemede idareler tarafından ilk oturumda yapılan hatalı işlemlere, firmaların yapması gereken kontrollerin önemine de yer verilmiştir.
Tablo-2: Somut iki olayda idarelerin ilk oturumda yaptığı hatalı işlemler
Kararlar | İdarenin ilk oturumdaki hatalı işlemleri | Firmaların yapacağı kontrol işlemleri |
Birinci KİK kararı KİK 2026/UH.II-1245 | Pazarlık usulünde son fiyat teklifleri alındığı hâlde yaklaşık maliyet ve son fiyat tutanağının aynı gün isteklilere bildirilmemesi. | Pazarlık usulünde son fiyat teklifi sonrasında tutanakların tarih, saat ve içerik yönünden kontrol edilmesi gerekir. |
İkinci KİK Kararı KİK 2024/UH.II-1134 | İlk oturumda özel sektör iş deneyimini tevsik eden belgelerin hatalı değerlendirilmesi ve isteklinin son fiyat teklifine davet edilmemesi. | İlk oturumdaki değerlendirme dışı bırakma gerekçesi hemen incelenmeli; son fiyat aşaması tamamlanmadan başvuru imkânı değerlendirilmelidir. |
İki Kamu İhale Kurulu kararı birlikte değerlendirildiğinde, ihalenin ilk günü ve ilk oturumunun yalnızca tekliflerin açıldığı önemsiz bir aşama olmadığı görülmektedir. Keza ilk oturumdaki hatalı işlemler isteklilerin ihaleden elenmesine dahi neden olabilmektedir. Bu yüzden, Tablo-1’de özetlediğimiz gibi, ihale günü EKAP bildirimleri, tutanaklar, teklif fiyatları, geçici teminat, yasaklılık/vergi/SGK sorguları, iş deneyimi belgeleri ve son fiyat davetleri aynı gün içinde kontrol edilmelidir. İlk oturumda hukuka aykırı bir işlem fark edildiğinde; yapılan işlem, süre ve delil yönünden kayıt altına alınmalıdır.
İlk oturum ve pazarlık usulü işlemleri; süre, tutanak, EKAP kaydı, belge sunuluş şekli ve son fiyat aşaması gibi teknik ayrıntılar içerdiğinden, firmaların başvuru sürecinde kamu ihale mevzuatına hâkim hukukçulardan ve ihale danışmanlarından görüş alması yararlı olabilir. Bu destek, başvuru dilekçesinin somut olay, mevzuat ve delil bağlantısı içinde kurulmasına; başvuru süresinin kaçırılmamasına ve iddiaların teknik olarak doğru ifade edilmesine katkı sağlar.
Kılıç İhale Sözlüğü’nde “e-şikayet”, ihaleler kapsamındaki şikayet başvurusunun elektronik ortamda ve EKAP üzerinden yapılması olarak açıklanmaktadır. Bu nedenle ilk oturum veya son fiyat aşamasında hak kaybı doğuran işlem fark edildiğinde, sadece idareyle yazışmakla yetinilmemeli; süresi içinde EKAP üzerinden yapılacak başvuru süreci de değerlendirilmelidir. (Bk: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-sikayet )
Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunun hangi hallerde yapılabileceği Kılıç İhale Sözlüğü’nde ayrıca açıklanmakta; idareye yapılan şikayet başvurusunun uygun bulunmaması, idarenin süresinde karar almaması veya belirli iptal kararlarına karşı Kuruma başvuru imkânı bulunduğu belirtilmektedir.
(Bk: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/kamu-ihale-kurumuna-itirazen-sikayet-basvurusu)
Ruhi ARSLAN
Kamu Yönetimi Uzmanı ve İhale Danışmanı
Av. Işıl KILIÇ EROL
Kamu İhale Sözleşmeleri Uzmanı
Kaynaklar
May
