Yeterlik Belgesinin Geçerlik Tarihi ile İhale Tarihi Neden Önemli?
(Bir KİK Kararı İncelemesi)
1. KİK kararına yansıyan uyuşmazlık konusu
İhale konusu uyuşmazlık, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak istenen “Pazarlama İzin Belgesinin”, hangi tarih itibarıyla geçerli olması gerektiği noktasında ortaya çıkmıştır. İdari Şartnamede bu belge, ihale konusu malın satış faaliyetinin yerine getirilebilmesi için gerekli olan sicil, izin, ruhsat, faaliyet belgesi vb. belgeler kapsamında yeterlik kriteri olarak düzenlenmiştir. Teknik Şartnamede ise ihale konusu malzemenin (Brusella Melitensis Rev-1 Konjuktival Aşısı), “ihale ve kullanım süresi boyunca” geçerli, askıya alınmamış veya kısıtlayıcı idari tedbire konu edilmemiş bir pazarlama iznine sahip olması gerektiği belirtilmiştir.
Başvuru sahibi, belgenin ihale tarihinde geçerli olduğunu, ihale tarihinden sonra askıya alınmasının yeterlik değerlendirmesinde esas alınamayacağını ileri sürmüştür. İdare ise belgenin daha sonraki tarihte askıya alınmış olmasını dikkate alarak isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakmıştır.
2. Somut uyuşmazlık konusu olayın gelişimi
İdare tarafından 16.01.2026 tarihinde açık ihale usulüyle “Brusella Melitensis Rev-1 Konjuktival Aşısı Mal Alımı” ihalesi gerçekleştirilmiştir. İhaleye katılan V… A.Ş., teklif kapsamında Pazarlama İzin Belgesini EKAP’a yüklemiştir.
İdare EKAP üzerinden istekliye yazı göndererek, teklif kapsamında yüklenen “Aborvac R CS Pazarlama İzni” belgesinin tebliğ tarihi itibarıyla güncel halinin fiziki olarak sunulmasını istemiştir. Bu arada idare, belgenin karekod üzerinden 23.03.2026 tarihinde yapılan sorgulamasında askıya alındığını tespit etmiş ve belgenin ihale dokümanındaki şartları sağlamadığı sonucuna varmıştır.
24.03.2026 tarihli ihale komisyonu kararıyla istekli;
gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakılmıştır. Aynı zamanda geçici teminatın gelir kaydedilmesi işleminin yapılmasına karar verilmiştir.
Başvuru sahibi ise bu işleme karşı yaptığı itirazen şikâyet başvurusunda, Pazarlama İzin Belgesinin ihale tarihinde geçerli olduğunu, yeterlik kriterlerinin ihale tarihi itibarıyla sağlanmasının yeterli kabul edilmesi gerektiğini ve EKAP üzerinden doğrulanabilen bir belgenin ayrıca fiziki olarak sunulmasının istenemeyeceğini ileri sürmüştür.
3. Kamu İhale Kurulu ne yönde karar vermiştir?
Kamu İhale Kurulu, başvuru sahibinin iddialarını haklı bulmuştur. Keza Kurul’a göre, Kamu İhale Genel Tebliği’nin mal alımı ihalelerine ilişkin açıklamaları uyarınca, ihale konusu malın satış faaliyetinin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan izin, ruhsat veya faaliyet belgeleri ihaleye katılımda yeterlik belgesi olarak istenmişse, bu belgelerin ihale veya son başvuru tarihi itibarıyla geçerli olması yeterlidir. Sözleşmenin uygulanması aşamasında söz konusu belgelerin geçerliliğinin devam ettiğinin idare tarafından kontrol edileceği hususu sözleşme tasarısında belirtilebilir. (Bk: Kamu İhale Genel Tebliği, m. 54/1/p)
Bu nedenle Kurul, Pazarlama İzin Belgesinin 23.03.2026 tarihindeki durumuna bakılarak isteklinin değerlendirme dışı bırakılmasını hukuka uygun bulmamıştır. Çünkü ihale tarihi 16.01.2026’dır ve idarenin esas alması gereken tarih, belgenin daha sonraki sorgulama tarihi değil, ihale tarihindeki geçerlilik durumudur.
Sonuç olarak Kurul;
karar vermiştir.
4. Kurul kararı kapsamında ihaleye katılacak firmaların ne yapması gerekir?
Kurul kararı; ihaleye katılacak aday ve istekliler için özellikle süreli, askıya alınabilir veya idari makamlarca durumu değiştirilebilir belgeler kapsamında önemli dersler içermektedir. Bu durumu aşağıda sıralayalım:
4.1. Yeterlik belgesinin ihale tarihinde geçerli olması esastır
İstekliler, teklif vermeden önce yeterlik kriteri olarak sunacakları belgelerin ihale veya son başvuru tarihi itibarıyla geçerli olup olmadığını mutlaka kontrol etmelidir. Çünkü yeterlik değerlendirmesinde kural olarak esas alınacak tarih, ihale veya son başvuru tarihidir. Başka bir anlatımla, belgenin ihale tarihinden sonra askıya alınması, iptal edilmesi veya kısıtlayıcı idari tedbire konu olması, her durumda geçmişe etkili şekilde yeterlik eksikliği sonucunu doğurmaz. Bu tür durumlar, niteliğine göre sözleşme sürecinde ayrıca değerlendirilir.
4.2. İdari şartname ile teknik şartname birlikte değerlendirilmelidir
Aday ve istekliler, bir belgenin hangi hukuki işlevi olduğunu doğru tespit etmelidir. Bir belge idari şartnamenin yeterlik maddesinde düzenlenmişse, bu belge yeterlik belgesi niteliğindedir. Teknik şartnamede yer alan düzenlemeler ise çoğu zaman ürünün teknik özellikleri, teslim şartları, kullanım süreci veya sözleşmenin ifasına ilişkin yükümlülükler doğurur.
Bu nedenle ihaleye katılacak firmalar, aşağıdaki soruları da değerlendirmelidir:
4.3. EKAP’a yüklenen belgelerin doğrulanabilir olmasının önemi
Elektronik ihalelerde, belgelerin EKAP’a yüklenmesi tek başına yeterli görülmemelidir. Belgelerin doğrulanabilir olması da önemlidir. Bu nedenle istekliler;
dikkat etmelidir.
Kurul kararında da görüldüğü üzere, karekodla doğrulanabilen bir belge bakımından idarenin ayrıca fiziki belge istemesi ve bu belge sunulmadığı gerekçesiyle geçici teminatı gelir kaydetmesi, hukuka uygun bulunmamıştır.
4.4. İhale tarihindeki geçerlilik ayrıca ispatlanabilir olmalıdır
Bazı belgeler sistem üzerinde yalnızca güncel durumu gösterebilir. Bu durumda ihale tarihinden sonra belge askıya alınmışsa, geçmiş tarihte geçerli olduğunu ispatlamak zorlaşabilir. Bu nedenle firmalar, ihalede sunacakları yeterlik belgelerindeki geçerliliğini gösteren tarih ve delilleri arşivlemelidir.
Uygulamada aşağıdaki belge ve bilgilerin arşivlenmesi uygun olacaktır:
4.5. Fiziki belge taleplerine karşı dikkatli hareket edilmelidir
İdare tarafından EKAP’a yüklenen veya elektronik ortamda doğrulanabilen bir belge için fiziki olarak sunulmasını istenirse, istekli bu talebin hangi gerekçeyle yapıldığını dikkatle değerlendirmelidir. Talep hukuka aykırı görünse bile, firmalar; süresi içinde açıklama yapmalı, itiraz haklarını kullanmalı ve belgenin ihale tarihindeki geçerliliğini ispatlayan bilgi ve belgeleri sunmalıdır.
4.6. Geçici teminatın gelir kaydedilmemesi için tedbir alınmalıdır
Yaşanan olayın önemli bir sonucu da istekliye ait geçici teminatın gelir kaydedilmesi işlemidir. Kurul, somut olayda belgenin fiziken sunulmaması ve belgenin tarihi nedeniyle geçici teminatın gelir kaydedilmesini, hukuka aykırı bulmuştur. Bu husus, geçici teminatın gelir kaydedilmesi gibi ağır sonuç doğuran işlemlerde idarelerin çok dikkatli hareket etmesi gerektiğini de göstermektedir.
5. Sonuç
Kamu İhale Kurulu’nun 22.04.2026 tarihli ve 2026/UM.I-1176 sayılı kararı, yeterlik belgelerinin geçerlilik tarihine ilişkin, idarelerin gözden kaçırdığı, önemli bir hususu ortaya koymuştur. Kurul kararına göre, bir belge ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak istenmişse, kural olarak bu belgenin ihale veya son başvuru tarihi itibarıyla geçerli olması yeterlidir. Belgenin ihale tarihinden sonraki durumunun, yeterlik değerlendirmesinde isteklinin aleyhine kullanılması hukuka uygun değildir.
Sonuç olarak firmaların, ihaleye katılırken belgelerinin yalnızca mevcut durumunu değil, ihale tarihindeki geçerliliğini nasıl ispatlayacaklarını da gözetmeleri gerekir. Kurumsal firmaların ise bu tür çalışmaları, işin uzmanı olan hukukçu veya danışmanlar eliyle yapmaları önemlidir.
Ruhi ARSLAN Av. Işıl KILIÇ EROL
Kamu Yönetimi Uzmanı Kamu İhale Sözleşmeleri Uzmanı
ve İhale Danışmanı
Kaynaklar:
1-Kamu İhale Genel Tebliği.
2-Kamu İhale Kurulu’nun 22.04.2026 tarihli ve 2026/UM.I-1176 sayılı kararı
May
