Yeterlik Kriteri Olmayan Belgenin İhalede İstenmesi Halinde Ne Yapılmalıdır?

(Bir KİK Kararı İncelemesi) 

1. Kamu İhale Kuruluna yansıyan uyuşmazlık konusu 
İdare ile istekli firma arasındaki uyuşmazlık, ihale dokümanının son ve kesinleşmiş halinde yeterlik kriteri olarak yer almayan bir belgenin, ihale tarihinden sonra idare tarafından isteklilerden istenip istenemeyeceği kapsamında ortaya çıkmıştır. 

Somut olaydaki uyuşmazlığın konusu ise “İşletme Kayıt Belgesi”dir. İhale ilk ilan edildiğinde bu belge yeterlik kriterleri arasında yer almış; ancak daha sonra yayımlanan düzeltme ilanı ve zeyilnameyle ihale ilanının ilgili maddesinde yer alan belgeler kaldırılmıştır. İdari Şartnamenin son halinde de İşletme Kayıt Belgesi yeterlik kriteri olarak düzenlenmemiştir. Buna rağmen idare, ihale tarihinden sonra isteklilere yazı göndererek “sunulmayacak belgeler tablosunda sehven sütun açılmadığı” gerekçesiyle İşletme Kayıt Belgesi’nin e-posta yoluyla gönderilmesini istemiştir. 

Başvuru sahibi firma ise bu işlemin hukuka aykırı olduğunu ileri sürmüştür. Başvuru sahibi yaptığı başvuruda özetle;

• İşletme Kayıt Belgesi teklif aşamasında sunulması gereken bir belgeyse, bu belgenin sonradan tamamlatılamayacağı, 
• Sonradan e-posta yoluyla belge istenmesinin, 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesindeki eksik belge/bilgi tamamlatma düzenlemesine aykırı olduğu, 
• İdarenin bu uygulamasının, eşit muamele ve rekabet ilkelerine de aykırı olduğu,

belirtilmiştir.  

2. Kamu İhale Kurulunun Kararı Hangi Yönde Olmuştur?
Kamu İhale Kurulu, önce ihale dokümanının geçirdiği değişiklikleri incelemiştir. İlk ilanda İşletme Kayıt Belgesi yer almakla birlikte, daha sonra yayımlanan düzeltme ilanı ve zeyilnamelerle bu belgenin yeterlik kriteri olmaktan çıkarıldığını tespit etmiştir. Ayrıca İhaleye Katılım Belgesi’nde de İşletme Kayıt Belgesi için ayrı bir satır bulunmadığı belirlenmiştir. (Bk: Kamu İhale Kurulu’nun 22.04.2026 tarihli ve 2026/UH.I-1161 sayılı kararı)

Kurul kararına göre idareler, teklif değerlendirmesini kesinleşmiş ihale dokümanı üzerinden yapmak zorundadır. Başka bir anlatımla, İdari Şartnamenin 7’nci maddesinde sayılmayan veya yeterlik kriteri olarak düzenlenmeyen belgeler, tekliflerin değerlendirilmesinde dikkate alınamaz. Nitekim somut İdari Şartnamenin 7.5’inci maddesinde de; Şartnamenin 7’nci maddesi dışında ihale dokümanında sayılan diğer belgelerin veya düzenlenen diğer yeterlik kriterlerinin tekliflerin değerlendirilmesinde dikkate alınmayacağı açıkça düzenlenmiştir. 

Kurul ayrıca aşağıdaki önemli ayrımı yapmıştır:

• İşletme Kayıt Belgesi’nin, malzemeli yemek hizmeti alımı gibi bir işte ilgili mevzuat bakımından istenmesi gerekebilir. 
• Ancak idare, bu belgeyi ihale dokümanının son halinde yeterlik kriteri olarak düzenlememiştir. 
• Bu duruma karşı süresinde şikâyet başvurusu yapılmadığı için ihale dokümanı bu haliyle kesinleşmiştir. 
• Kesinleşmiş dokümanda yer almayan belge sonradan “sehven unutuldu” denilerek istenemez. 

Kamu İhale Kurulu sonuç olarak; İşletme Kayıt Belgesi’nin sonradan tamamlatılması yönündeki idari işlemin, geri alınarak, değerlendirme işleminin devam ettirilmesine, karar vermiştir.  

3. Kurul kararı kapsamında ihaleye katılacak firmalar ne yapmalı? 
Kamu İhale Kurulu kararından, ihaleye katılacak aday ve isteklilerin almaları gereken önemli sonuçlar bulunmaktadır. Bunlar aşağıda sıralanmıştır: 

3.1. Belgelerin ihalede sunulacak yeterlik kriteri olup olmadığı ihale dokümanının son halinden kontrol edilmelidir.
Bir belge ilk ilanda yer almış olabilir; ancak zeyilname veya düzeltme ilanı ile kaldırılmışsa, artık ihale dokümanının son hali esas alınır. Bu nedenle aday ve istekliler yalnızca ilk ilan metnine bakmamalı; ihale ilanı, düzeltme ilanı, zeyilname, idari şartname ve ihaleye katılım belgesini birlikte incelemelidir.

3.2. Yeterlik belgelerinde idari şartnamenin 7’nci maddesi belirleyicidir.
Bir belgenin yeterlik kriteri olarak değerlendirilmesi için kural olarak ilan ve idari şartnamede açıkça düzenlenmesi gerekir. Özellikle elektronik ihalelerde, “ihaleye katılım belgesine” hangi bilgilerin ve belgelerin aktarılacağı da büyük önem taşır. (Bk:https://www.kilichukuk.org/Sozluk/ihaleye-katilim-belgesi) İdari şartnamenin 7’nci maddesinde yer almayan bir belge, sonradan yeterlik kriteri gibi uygulanamaz. 

3.3. İhalelerde sonradan belge istenmesi hukuka aykırıdır
İdareler, ihale tarihinden sonra “belge için sistemde sütun açılmamış”, “sehven unutulmuş” veya “sonradan fark edildi” diyerek yeni bir yeterlik belgesi isteyemez. Çünkü bu durum, ihale dokümanının kesinleşmiş halini fiilen değiştirmek anlamına gelir. Bu tür bir uygulama, 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesinde düzenlenen açıklama ve eksik bilgi/belge tamamlama hükümlerine aykırıdır. 

Somut olayda belge e-posta yoluyla istenmiştir. Elektronik kamu alımları sisteminde, aday ve isteklilerin yapacağı işlemler ile idarelerin bildirimleri kural olarak EKAP üzerinden yürütülür. Kamu İhale Kurumu’nun 2025 tarihli duyurusunda da, 1 Ağustos 2025 sonrasında ilanı veya duyurusu yapılan ihalelerde ihale komisyonu, ihale işlem dosyası, idari şartname, e-formlar, ihale komisyonu kararı ve sözleşme gibi birçok işlemin EKAP üzerinden yürütüleceği açıklanmıştır. (Bk: https://www.kilichukuk.org/Duyuru/elektronik-ihalelerde-kullanilacak-e-formlar-kamu-ihale-kurumu-tarafindan-yayimlanmistir  ) 

3.4. Dokümana süresinde itiraz edilmezse doküman kesinleşir.
Kurul kararının en önemli unsurlarından birisi de süresinde itiraz edilmeyen dokümanın kesinleşeceğidir. Eğer ihale dokümanında normalde istenmesi gereken bir belgeye yer verilmemişse, aday veya istekliler bu eksikliği süresinde şikâyet konusu yapmalıdır. Süresinde başvuru yapılmazsa doküman kesinleşir ve idare sonradan bu eksikliği teklif değerlendirme aşamasında gidermeye çalışamaz.

3.5 Yeterlik belgelerinin sunulması kadar ihale dokümanın okunup anlaşılması da önemlidir.

İhaleye katılacak firmalar için önemli olan yalnızca belgeleri temin etmek değil, hangi belgelerin ne zaman sunulması gerektiğinin de anlaşılmasıdır. İhaleye katılacak firmaların aşağıdaki soruları da cevaplaması gerekir:

• İdareler tarafından istenen belgeler, yeterlik kriteri midir? Belge teklif kapsamında mı sunulacak, yoksa sözleşme sürecinde mi aranacak? 
• Belgeler, İdari Şartnamenin hangi maddesinde istenmiştir? 
• Düzeltme ilanı veya zeyilnameyle belgelerin sunulmasına yönelik değişiklik yapılmış mıdır?  
• İhaleye Katılım Belgesi’nde bu belgeye ilişkin satır açılmış mıdır?  
• İdare belgeyi sonradan isterse buna karşı hangi sürede ve hangi yolla başvuru yapılmalıdır? 

4. Sonuç ve Değerlendirme
Sonuç olarak Kurul kararı isteklilere; “hangi belgeye sahibim?” sorusunun yanında, “bu belge ihale dokümanının kesinleşmiş halinde gerçekten yeterlik kriteri mi?” sorusunun da önemli olduğunu göstermektedir.  

Bu nedenle firmalar, teklif vermeden önce ihale dokümanının son halini mutlaka kontrol etmeli; zeyilnameleri, düzeltme ilanlarını ve İdari Şartnamenin 7’nci maddesini birlikte değerlendirmelidir. Kurumsal firmaların ise bu tür çalışmaları, işin uzmanı olan hukukçu veya danışmanlar eliyle yapmaları önemlidir.

Ruhi ARSLAN                                           Av. Işıl KILIÇ EROL

Kamu Yönetimi Uzmanı                            Kamu İhale Sözleşmeleri Uzmanı

ve İhale Danışmanı

Kaynaklar:

1-Kamu İhale Genel Tebliği.

2-Kamu İhale Kurulu’nun 22.04.2026 tarihli ve 2026/UH.I-1161 sayılı kararı

3-  https://www.kilichukuk.org/Duyuru/elektronik-ihalelerde-kullanilacak-e-formlar-kamu-ihale-kurumu-tarafindan-yayimlanmistir 

4- https://www.kilichukuk.org/iletisim