1. Giriş
Mal alımı ihalelerinde tedarikçi firmalar çoğu zaman teknik katalog, üretici beyanı, test raporu, kalite belgesi, yetki belgesi, uçuş kontrol raporu, fabrika kabul testi, uygunluk belgesi, sertifika veya performans raporu gibi yabancı ülkelerde düzenlenmiş belgeler sunmaktadır.

Bu belgelerin içeriği teknik olarak doğru olsa bile, sunuluş şekli mevzuata uygun değilse teklif değerlendirme dışı bırakılabilir. Ekte yer alan Kamu İhale Kurulu’nun 17.12.2025 tarihli ve 2025/UM.II-2698 sayılı kararı, bu konuda tedarikçi firmalar için önemlidir. Kararda, yabancı ülkede düzenlenen CAT III Uçuş Kontrol Raporunun noter onaylı Türkçe tercümesi sunulmuş olmasına rağmen, asıl yabancı belgenin gerekli tasdik/apostil zincirini taşımaması, uyuşmazlığın ana unsurunu oluşturmuştur. 

Kılıç İhale Sözlüğü’nde “Apostil tasdik şerhi” kavramı, Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf ülkelerde düzenlenen resmi belgelerin başka bir ülkede kullanılabilmesi için uygulanan tasdik şerhi olarak açıklanmakta; apostilin belgenin içeriğini değil, imza/mühür ve yetkili makam bağlantısını teyit ettiği özellikle vurgulanmaktadır. Bu nedenle yabancı belge sunacak istekliler, belgenin teknik içeriği yanında tasdik zincirini de teklif hazırlığının asli unsuru olarak ele almalıdır. (Bk: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/apostil-tasdik-serhi )

ihale.tv’de yer alan yurtdışı özel sektör kapsamındaki belgelerin iş deneyimi sayılıp sayılmayacağına ilişkin videoda da apostil, tasdik işlemleri, tercüme ve noter süreçlerinin ihale belgelerinin geçerliliği bakımından kritik olduğu belirtilmektedir. Bu yaklaşım, mal alımı ihalelerinde sunulan teknik rapor, sertifika ve üretici belgeleri bakımından da yol göstericidir. (Bk: https://www.ihale.tv/video/is-deneyimini-gosteren-belgeler/yurtdisi-ozel-sektor-kapsaminda-mal-veya-hizmet-isine-ait-belgelerim-is-deneyimi-sayilir-mi )

2. Uyuşmazlık konusu olayın gelişimi
Uyuşmazlık konusu ihale, “11 Adet ILS/DME ve 1 Adet LLZ/DME Temini ve Tesisi” mal alımı ihalesidir. İdari Şartnamede, teklif edilen ILS sistemi ile aynı marka ILS sisteminin CAT III kategorisinde hizmete verildiğine ilişkin CAT III Uçuş Kontrol Raporunun, noter tasdikli Türkçe tercümesiyle birlikte sunulması yeterlik kriteri olarak düzenlenmiştir. 

Başvuru sahibi firma, International …  tarafından düzenlenen İngilizce uçuş kontrol raporunu ve bu raporun Türkiye’de yeminli tercüman tarafından yapılan noter onaylı Türkçe tercümesi sunulmuştur. Ancak idare, raporda ihale mevzuatındaki belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemeleri kapsamında gerekli tasdik işlemlerinin bulunmadığını, bu nedenle belgedeki imzanın doğruluğunun, imzalayan kişinin sıfatının ve mühür/kaşenin teyit edilemediğini belirterek teklifi değerlendirme dışı bırakmıştır. (Bk: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29’uncu maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği) 

Başvuru sahibi ise belgenin yurtdışındaki özel bir şirketten alındığını, resmî belge sayılamayacağını, ayrıca Türkçe tercümenin noter onaylı olduğunu ileri sürmüştür. Kurul bu savunmayı yeterli görmemiştir. Çünkü ihale dokümanında söz konusu CAT III Uçuş Kontrol Raporu, tasdik işleminden muaf tutulan resmi niteliği bulunmayan belgeler arasında sayılmamıştır. Doküman bu haliyle kesinleştiği için Kurul, raporun apostil tasdik şerhi veya eşdeğer tasdik zinciriyle sunulması gerektiği sonucuna varmıştır. (Kamu İhale Kurulu’nun 17.12.2025 tarihli ve 2025/UM.II-2698 sayılı kararı) 

3. Apostil tasdik şerhi nedir?
Apostil; bir ülkede düzenlenen resmî belgenin başka bir taraf ülkede kullanılabilmesini sağlayan uluslararası tasdik sistemidir. Dışişleri Bakanlığı bilgi notlarında apostilin amacı, taraf bir devlette düzenlenmiş resmî belgelerin diğer taraf devlette kullanılabilmesi için diplomatik veya konsolosluk onayı zorunluluğunu kaldırmak olarak açıklanmaktadır. 

Kılıç Hukuk sitesinde yayımlanan “Yabancı Ülkelerde Elde Edilen İş Bitirme Belgeleriyle İhalelere Katılmak Mümkün mü?” başlıklı makalede de yabancı ülkede düzenlenen belgelerde imzanın doğruluğu, imzalayan kişinin sıfatı ve mühür/damganın aslına uygunluğunun apostil veya teselsül eden tasdik zinciriyle doğrulanmasının ihale uygulamasındaki önemi açıklanmaktadır. (Bk: https://www.kilichukuk.org/Makale/yabanci-ulkelerde-elde-edilen-is-bitirme-belgeleriyle-ihalelere-katilmak-mumkun-mu )

Özetle apostil şerhi; 

• Belgedeki imzanın doğruluğunu, 
• Belgeyi imzalayan kişinin sıfatını, 
• Varsa mühür veya damganın aslına uygunluğunu,

teyit eder. Başka bir anlatımla, apostil; belgenin içeriğinin doğru olduğunu belirlemez.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29’uncu maddesi de apostil tasdik işlemini bu şekilde tanımlamaktadır. Kurul kararında da aynı tanım esas alınmıştır. 

4. Hangi belgeler apostil kapsamına girer?
Dış İşleri Bakanlığı tarafından yayımlanan, Ek’te sunduğumuz belgelerden de anlaşıldığı üzere, apostil uygulanabilecek belgeler dört grupta toplanmıştır. 

Tablo-1: Apostil uygulanabilecek belgeler ve grupları

Dışişleri Bakanlığı bilgi notunda apostil uygulanmayacak belgeler de ayrıca belirtilmiştir. Buna göre diplomatik ve konsolosluk belgeleri ile doğrudan ticaret trafiği veya gümrük işlemleriyle ilgili idari belgeler apostil kapsamı dışında bırakılmıştır. 

Bu ayrım tedarikçi firmalar bakımından çok önemlidir. Çünkü yurtdışından alınan her teknik belge otomatik olarak apostil edilecek bir “resmi belge” değildir. Ancak özel şirket belgesi bir noter, resmi makam veya yetkili merci tarafından imza/tarih/kayıt bakımından onaylanırsa, apostil genellikle bu resmi onay üzerine alınır. Kamu ihale mevzuatı bakımından konu değerlendirildiğinde ise ortaya çıkan sonuç şudur: İhale dokümanında, yurtdışından alınan belgeler tasdikten muaf tutulmamışsa, firma belgeyi mevzuata uygun tasdik zinciriyle sunmak zorundadır. Bu tür durumlar ise Kurul kararına yansıyan somut olayda görüldüğü gibi, çoğu kez uyuşmazlıklara neden olmaktadır. 

5. Tercüme onayı ile belge tasdiki birbirine karıştırılmamalıdır
Kurul uyuşmazlık kararına yansıyan olayda başvuru sahibi firma, tercümenin noter onaylı olmasını yabancı belgenin tasdiki için yeterli görmüştür. Oysa Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği m. 29’da iki bu iki durum farklı şekilde ve farklı iki başlıkta ele alınmıştır. Bunlar: 

• Yabancı ülkede düzenlenen belgenin tasdiki, 
• Yabancı dildeki belgenin tercümesi ve tercümenin tasdikidir.  

Yerli istekliler bakımından yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması gerekir. Bu tercümeler Dışişleri Bakanlığı tasdikinden muaftır. Ancak bu muafiyet, asıl yabancı belgenin apostil veya tasdik ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Kurul kararında da uçuş kontrol raporunun noter onaylı Türkçe tercümesi bulunmasına rağmen, raporun kendisinde gerekli tasdik işlemleri görülmediğinden teklifin değerlendirme dışı bırakılması hukuka uygun bulunmuştur. 

Kılıç Hukuk’un kalite ve standart belgelerine ilişkin incelemesinde de, yabancı ülkede düzenlenen kalite ve standarda ilişkin belgelerin akreditasyon, TÜRKAK teyidi ve tercüme-onay süreçleri bakımından ayrı ayrı değerlendirilmesi gerektiği belirtilmektedir. Bu nedenle yabancı belge kontrolü yalnızca apostil başlığıyla sınırlı görülmemeli; belgenin akreditasyon, geçerlilik, tercüme ve ihale dokümanındaki muafiyet hükümleri birlikte incelenmelidir. (Bk: https://www.kilichukuk.org/Makale/kamu-hizmet-alim-ihalelerinde-kalite-ve-standart-belgeleri )

Dışişleri Bakanlığı’nın tasdik işlemlerine ilişkin açıklamalarında da apostil şerhi alınan belgelerin ayrıca Bakanlığa onaylatılmasına gerek olmadığı, apostile taraf olmayan ülke evrakında ise apostil yerine tasdik zincirinin işletilmesi gerektiği belirtilmektedir. Dışişleri Bakanlığı tasdik işlemleri bakımından ortaya koyduğu iki önemli kuralı özetlemek gerekmektedir. Bunlardan birincisi, belge apostil şerhi taşıyorsa ayrıca Dışişleri Bakanlığı onayı gerekmez. Hatta Bakanlık açıklamalarında apostil şerhi alınan belgelere ayrıca Bakanlık onayı verilmediği belirtilmektedir. 

Dışişleri Bakanlığı tasdik işlemleri bakımından ortaya koyduğu İkinci kural; apostil tarafı olmayan veya apostil uygulanamayan ülkelerde klasik tasdik zinciri işletilmesi gerektiğidir. Dışişleri Bakanlığı açıklamasına göre yabancı ülkede düzenlenen belgenin önce düzenleyen makamın imza ve mührü bakımından o ülkenin Dışişleri Bakanlığına, ardından o ülkedeki veya o ülkeye akredite Türk temsilciliğine onaylatılması gerekir; alternatif olarak belge, düzenlendiği ülkenin Türkiye’deki büyükelçiliğince onaylandıktan sonra Türkiye’de Dışişleri Bakanlığı tasdikine sunulabilir.
Türkiye’de düzenlenen resmi belgelere apostil şerhi koymaya yetkili makamlar bakımından Dışişleri Bakanlığı dış temsilcilik sayfalarında; idari belgeler için valilikler, valiler adına ilgili yetkililer ve kaymakamlıklar; adli belgeler için ise ağır ceza mahkemesi kuruluşu olan merkezlerdeki adalet komisyonu başkanlıkları işaret edilmektedir. 

6. Tedarikçi firmaların mal alımı ihalelerinde gözetmeleri gereken hususlar 
Tedarikçi firmalar, yurt dışından edindikleri yabancı belgeleri sunarken dikkat etmeleri gereken hususlar bulunmaktadır. Bunlar Tablo-2’de özetlenmiştir. 

Tablo-2: Yurt dışından edinilen yabancı belgelerin sunulması 

Somut olayı incelediğimizde Kurul kararına yansıyan İdari Şartnamenin 7.9.5.7’nci maddesinde tasdik işleminden muaf tutulan resmi niteliği bulunmayan belgeler ayrıca sayılmıştır. Bu kapsamda teknik doküman, katalog, broşür, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar gibi belgeler muaf tutulmuştur. Ancak CAT III Uçuş Kontrol Raporu bu muaf belgeler arasında yer almamıştır. Bu nedenle Kurul, raporun apostil tasdik şerhiyle sunulması gerektiğini kabul etmiştir.
Bu kapsamda tedarikçi firmalar, Kılıç İhale Sözlüğü’nde yer alan “aslı idarece görülmüştür şerhi”, “aslına uygunluk şerhi” ve “apostil tasdik şerhi” kavramlarını birlikte değerlendirmelidir. Çünkü yabancı belgenin aslı, sureti, tercümesi ve tasdik şerhi farklı hukuki işlevlere sahiptir; biri diğerinin yerine geçmez. (Bk: https://www.kilichukuk.org/sozluk )

Burada firmanın karşılaştığı olayda ve Kurul kararından çıkan sonuç; bir belgenin teknik nitelikte olmasının, her durumda tasdikten muaf olduğu anlamına gelmeyeceği, muaf edilen belgelerin ihale dokümanında açıkça yazılmadığı sürece, Tablo-2’ de sunduğumuz işlemlerin yapılması gerektiği anlaşılmalıdır.
Bu nedenle tedarikçi firmaların İdari Şartnamede yer alan; katılım ve yeterlik kriterleri, belgelerin sunuluş şekli, yabancı belgelerin tasdiki, yabancı dildeki belgelerin tercümesi ve tasdikten muaf tutulan resmi niteliği bulunmayan belgeleri, birlikte okumaları ve değerlendirmeleri gerekmektedir.

7. Özel şirketlerden alınan belgelerde yaşanan tereddütler
Tedarikçi firmaların ihalelerde “Bu belge özel şirketten alındı, resmî belge değil; dolayısıyla apostil gerekmez…” düşüncesiyle hareket etmeleri, her zaman geçerli değildir. Keza Kurul kararında da başvuru sahibi, uçuş kontrol raporunun özel bir şirket tarafından düzenlendiğini ileri sürmüştür! Ancak Kurul, ihale dokümanında bu belgenin tasdikten muaf belgeler arasında sayılmadığını ve dokümanın kesinleştiğini belirterek, belgenin apostil tasdikiyle sunulması gerektiğine karar vermiştir. Bu nedenle tedarikçi firmalar, ihale dokümanını detaylı incelemeli ve yukarıda Tablo-1 ve 2’deki işlemleri gerçekleştirmesi gerekir. 

8. Sonuç ve değerlendirmelerimiz
Kamu İhale Kuruluna yansıyan somut olaydan da anlaşılacağı üzere, yurt dışından edinilen CAT III Uçuş Kontrol Raporu gibi teknik bir belgenin, noter onaylı Türkçe tercümesinin ihalede sunulması, tek başına yeterli görülmemiştir. Çünkü bu belge ihale dokümanında tasdikten muaf tutulmadığı için apostil veya usulüne uygun tasdik zinciri aranmıştır. Bu nedenle tedarikçi firmalar, yabancı belgeleri teklif dosyasına koymadan önce mutlaka aşağıdaki üç soruya cevap vermeleri gerekir:

• Bu belge ihale dokümanında yeterlik kriteri mi? 
• Bu belge tasdikten muaf belgeler arasında açıkça sayılmış mı? 
• Asıl belge ve tercüme için gerekli apostil/tasdik işlemleri ayrı ayrı tamamlandı mı? 

Yukarıda sıralanan üç sorunun firma lehine cevaplanmaması halinde; verilen teklif, belge sunuluş şekli nedeniyle, değerlendirme dışı bırakılır.
Ancak hukuka aykırı belge sunuluş şekli değerlendirmeleri, eksik tasdik gerekçesiyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması veya dokümanda tasdikten muafiyetin belirsiz düzenlenmesi gibi durumlarda, firmaların süresi içinde idareye şikâyet ve şartları oluştuğunda Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvuru yolunu değerlendirmesi gerekir. 

Somut olayda da görüldüğü üzere, başvuru dilekçesinde yalnızca “belge teknik olarak doğrudur… ” denilmesi yeterli değildir. Hazırlanacak başvuru dilekçelerinde; belgenin niteliği, düzenlendiği ülke, apostil/tasdik zinciri, tercüme onayı, dokümandaki muafiyet hükümleri ve KİK kararındaki benzer uygulama birlikte ortaya konulmalıdır. Bu nedenle ihale dosyası hazırlanırken veya teklifin değerlendirme dışı bırakılması sonrasında, somut olayın özelliğine göre ihale mevzuatı alanında çalışan hukukçuların ve teknik ihale danışmanlarının görüşlerinden yararlanılması, başvuru süresinin kaçırılmaması ve iddianın mevzuat-kanıt bağlantısıyla kurulması bakımından önem taşır. (Bk: https://www.kilichukuk.org/Makale/yabanci-ulkelerde-elde-edilen-is-bitirme-belgeleriyle-ihalelere-katilmak-mumkun-mu), (Bk: https://www.ihale.tv/video/is-deneyimini-gosteren-belgeler/yurtdisi-ozel-sektor-kapsaminda-mal-veya-hizmet-isine-ait-belgelerim-is-deneyimi-sayilir-mi )

Ruhi ARSLAN                                           Av. Işıl KILIÇ EROL

Kamu Yönetimi uzmanı                            Kamu İhale Sözleşmeleri Uzmanı

ve İhale Danışmanı                                                       

Kaynaklar

1. Kamu İhale Kurulu 17.12.2025 tarihli ve 2025/UM.II-2698 sayılı kararı 

2. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 

3. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 

4. Kamu İhale Genel Tebliği 

5. T.C. Dışişleri Bakanlığı, Tasdik Bilgilendirme Notu     (https://www.mfa.gov.tr/site_media/html/tasdik--bilgilendirme.pdf )

6. T.C. Dışişleri Bakanlığı/Konsolosluk İşlemleri, e-Apostil duyurusu (https://www.konsolosluk.gov.tr/Home/ShowAnnouncement/408021 )

7. Kılıç İhale Sözlüğü, “Apostil tasdik şerhi” (https://www.kilichukuk.org/Sozluk/apostil-tasdik-serhi )

8. Kılıç Hukuk, “Yabancı Ülkelerde Elde Edilen İş Bitirme Belgeleriyle İhalelere Katılmak Mümkün mü?” (https://www.kilichukuk.org/Makale/yabanci-ulkelerde-elde-edilen-is-bitirme-belgeleriyle-ihalelere-katilmak-mumkun-mu) 

9. Kılıç Hukuk, “Kamu Hizmet Alım İhalelerinde Kalite ve Standart Belgeleri”: 

( https://www.kilichukuk.org/Makale/kamu-hizmet-alim-ihalelerinde-kalite-ve-standart-belgeleri )

10. ihale.tv, “Yurtdışı Özel Sektör Kapsamında Mal veya Hizmet İşine Ait Belgelerim, İş Deneyimi Sayılır mı?”: ( https://www.ihale.tv/video/is-deneyimini-gosteren-belgeler/yurtdisi-ozel-sektor-kapsaminda-mal-veya-hizmet-isine-ait-belgelerim-is-deneyimi-sayilir-mi )