E-İhalede İdarenin Teyit İçin İstediği Belgenin Aslını Sunmayan Firma, Kâbusu Yaşadı!
1-Giriş
Elektronik ihalelerin yaygınlaşması ve ihale mevzuatının değişmesiyle birlikte, kamu ihale hukukunda katı ve şekilci yaklaşımlar daha belirgin hale gelmiştir. Bu değişim yalnızca tekliflerin elektronik ortamda sunulmasıyla sınırlı kalmamış; aynı zamanda yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin idareye sunulmasındaki usule aykırılıklardaki yaptırımları da genişletmiştir.
Nitekim klasik ihalede teyit için istenen belge ve bilgilerin hiç getirilmemesi veya fotokopisinin sunulmasının yaptırımı çoğu kez değerlendirme dışı bırakılıp, teminatın gelir kaydedilmesiydi. (Bk. 4734 s. Kanun, m.37) Ancak elektronik ihalelerde idarelerin teyit için istediği belgenin fotokopi olmasının yaptırımı; değerlendirme dışı bırakılmak, geçici teminatın gelir kaydedilmesi ve ihalelerden yasaklanmaktır! (Bk. Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği, m.12/(10)
Bu çalışmada, Kamu İhale Kurulu’nun 18.02.2026 tarihli 2026/UM.I-547 sayılı kararı çerçevesinde; elektronik ihalede teyit edilemeyen bir “faaliyet belgesinin” fotokopi olarak sunulmasının, isteklinin hukuki durumunu ne şekilde etkileyeceği, incelenecektir.
2- Uyuşmazlık Konusu Olayın Gelişimi
İdaresi tarafından 04.11.2025 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kişisel Koruyucu Donanım Alımı” ihalesinin ikinci kısmına dört istekli teklif sunmuştur.
Başvuru sahibi P… A.Ş., teklif ettiği ürünlere ilişkin olarak imalatçı sıfatına sahip olmadığını; ancak yetkili satıcı olduğunu beyan etmiş ve bu kapsamda:
sunmuştur.
Ancak teklif değerlendirme aşamasında idare, 18.11.2025 tarihinde EKAP üzerinden yapılan bildirimle, söz konusu belgelerin fiziki olarak sunulmasını talep etmiştir.
Başvuru sahibi tarafından belgeler süresi içerisinde idareye sunulmuş olmakla birlikte, imalatçıya ait faaliyet belgesinin:
tespit edilmiştir.
Bu nedenle başvuru sahibinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmış ve kendisine idari yaptırımlar uygulanacağı bildirilmiştir. Ayrıca ikinci kısımda geçerli teklif kalmaması nedeniyle de ihale iptal edilmiştir.
Başvuru sahibi P… A.Ş. tarafından Kamu İhale Kurumuna yaptığı itirazen şikayet başvurusunda özetle; “İhalenin 2’nci kısmında 19.12.2025 tarihli karar ile Adana Ayakkabıcılar ve Kösele İşleyicileri Esnaf ve Sanatkârları Odası’ndan alınan faaliyet belgesinin asıl olmadığı, fotokopi olarak sunulduğu gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve haklarında 4734 sayılı Kanun’un 17’nci maddesi hükümlerinin uygulanmasının mevzuata uygun olmadığı, söz konusu belgenin aslı gibidir onaylı örneğinin idareye sunulduğu, sahte veya geçersiz bir belge olmadığı, ayrıca ilgili Ticaret Sicil Müdürlüğü’nden teyidinin de yapılabileceği, diğer isteklilerin ihaleye katılım belgesinde daha fazla eksiklikler olduğu halde sadece kendileri hakkında Kanun’un 58’inci maddesi hükümlerinin uygulanmasının eşitlik ilkesine aykırı olduğu” iddialarına yer vermiştir.
3- Uyuşmazlık Konusuyla İlgili Mevzuat
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Tekliflerin fiziki ortamda alındığı ihalelerde, aday veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur... (10) EKAP Yönetmeliğinin ilgili hükümleri uyarınca belgelerin fiziki olarak sunulmasının istenildiği hallerde, istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretleri sunulabilir.” hükmü,
Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuru ve/veya tekliflerin değerlendirilmesi ile ihalenin karara bağlanması” başlıklı 12’nci maddesinde “ … (3) İkinci fıkraya göre yapılan değerlendirmede, ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgelerden; entegrasyonlar aracılığıyla veya EKAP ya da diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden erişilebilenlerin teyit işlemi gerçekleştirilir. 10 uncu maddenin ikinci fıkrasının (c) bendi kapsamında ihaleye katılım belgesine aktarılan belgelerden teyit edilemeyenler bu haliyle değerlendirmeye esas alınır ve ihtiyaç duyulması hali hariç bu belgelerin fiziki olarak sunulması istenmez. ...
(9) Üçüncü fıkra kapsamında fiziki olarak sunulması istenen belgeleri verilen makul süre içinde sunmayan veya belgelerin sunuluş şekline aykırı sunan istekliler ile yüklenen belgelerden farklı bir belge sunan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.
(10) Beşinci fıkra kapsamında numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmemesi ile dokuzuncu fıkrada sayılan fiiller, ihale kararını etkileyecek davranış olarak kabul edilir ve bu davranışlarda bulunan istekliler hakkında Kanunun 17 nci maddesi hükümleri uygulanır.” hükmü yer almaktadır. (Bk: Kamu İhale Kurulu’nun 18.02.2026 tarihli 2026/UM.I-547 sayılı kararı)
4- Kamu İhale Kurulu’nun Değerlendirmesi
Kurul tarafından yapılan incelemede başvuru sahibinin sunduğu faaliyet belgesinin, EKAP üzerinden temin edilebilir nitelikte olmadığı, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarından teyidinin mümkün bulunmadığı, tespit edilmiştir. Bu nedenle söz konusu belgenin; asıl veya noter onaylı suret şeklinde sunulmasının zorunlu olduğu, ancak başvuru sahibi tarafından belgenin fotokopi olarak sunulduğu, tespit edilmiştir.
Kurul; idarece fiziki olarak sunulması istenen söz konusu belgenin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesi kapsamında belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulması gerektiği, ancak başvuru sahibi tarafından idareye sunulan belgenin fotokopi olduğu anlaşıldığından, anılan belgenin belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulmaması sebebiyle idarece Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’nin 12’nci maddesinin 9’uncu ve 10’uncu maddesi gereğince işlem tesis edilmesinde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı, dolayısıyla başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varmıştır.
5- Sonuç ve Değerlendirme
Kamu İhale Kurul kararı, elektronik ihale sisteminde belge sunulması sisteminin şekle ve usule bağlı yapılması gerektiğini açık biçimde ortaya koymaktadır. Somut olayda;
Buna rağmen teklifin değerlendirme dışı bırakılarak, teminatın gelir kaydedilip, ihalelerden yasaklama yaptırımlarının uygulanması; belgenin içeriğinden değil, sunuluş şeklinin mevzuata uygun olmamasından kaynaklanmıştır. Bu yaklaşım, elektronik ihalelerde “Maddi doğruluk değil, usuli doğruluk esastır” ilkesinin benimsendiğini göstermektedir.
Kamu İhale Kurulu kararı; elektronik ihalelerde teyit edilemeyen belgelerin mutlaka asıl veya noter onaylı suret olarak sunulmasının zorunlu olduğunu açıkça ortaya koymaktadır. Keza belgenin gerçek olması, içeriğinin doğru olması, teyidinin başka yollarla mümkün olması, teklifin geçerli sayılması için yeterli değildir. Zira elektronik ihale sisteminde; belgenin doğruluğu kadar, sunuluş şeklinin doğruluğu da ihalenin kaderini belirlemektedir.
Ancak, klasik ihalede teyit için istenen belge ve bilgilerin hiç getirilmemesi veya fotokopisinin sunulmasının yaptırımı çoğu kez değerlendirme dışı bırakılıp, teminatın gelir kaydedilmesiydi. (Bk. 4734 s. Kanun, m.37) Ancak elektronik ihalelerde idarelerin teyit için istediği belgenin fotokopi olmasının yaptırımı, değerlendirme dışı bırakılıp, teminatın gelir kaydedilmesi ve ihalelerden yasaklanmayı gerektirmektedir. (Bk. Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği, m.12/(10) Bu durum, 4734 sayılı Kanun’da düzenlenmeyen bir cezanın, Yönetmelik düzenlemesiyle genişletildiği anlamına da gelecektir.
Sonuç olarak, ihaleye teklif veren tüm isteklilerin, İdare tarafından belgenin teyidi için istediği tüm evrakların aslının sunmalarını tavsiye ediyoruz. Aksi durumda istekli hakkında ihalelerden yasaklama ve teminatın gelir kaydedilmesi dahil idari yaptırımlar uygulanacak, firma adeta kâbus yaşayacaktır. 04.03.2026
KILIÇ HUKUK VE DANIŞMANLIK OFİSİ
Daha fazla bilgi edinmek için iletişime geçiniz.
Tel: 0 312 285 96 00- 0545 285 96 00
Mar
