İhaleye Katılım Belgesinde Satır Açılmayan Belgeler, İhalede İstenebilir mi? 

I-Kamu İhale Kurul Kararının Konusu 
İdare tarafından 25.09.2025 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2 Kısımlı Kimyasal Madde” ihalesine ilişkin olarak A… Ltd. Şti. 04.11.2025 tarihli itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 1’inci kısmına yönelik sundukları tekliflerinin “Yeterlik Bilgileri Tablosunun ihalede katılım ve/veya yeterlik kriteri olarak belirlenen ters osmoz antiskalantları kategorisinde NSF/International Certification Under ANSI/NSF60 veya muadili standardına uygunluk belgelerine ilişkin bilgi girişinde bulunulmamıştır.” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, İdari Şartname’nin 7.4’üncü maddesinde “NSF/International Certification Under ANSI/NSF60 veya muadili standardına uygunluk belgeleri”nin isteklinin teklifi kapsamında ihaleye katılım belgesine aktarılarak sunması ve/veya sağlanması gerektiğinin düzenlendiği, ancak EKAP üzerinden idarece hazırlanmış olan ihaleye katılım belgesinde söz konusu belgeye ilişkin bilgilerin beyanı ve belgenin yüklemesinin yapılması için tanımlanmış bir satır ve kısmın yer almadığı, ayrıca “Diğer Belgeler” başlığı altında da bilgi ve belge girişi yapılabilecek bir satır/kısım da tanımlanmadığı, bu nedenle anılan belgeye yönelik bilgi girişi ve yükleme yapılamadığı, ihaleye katılım belgesinin EKAP üzerinden idare tarafından her bir belge için bilgi girişi yapılarak oluşturulan, isteklilerin sadece belgeye ilişkin bilgi girişi ve yükleme yapabilecekleri elektronik bir alan olduğu ve teknik olarak bilgi ve belge girişi yapılabilecek kısım veya kısımların istekliklerce silinmesinin mümkün olmadığı, “NSF/International Certification Under ANSI/NSF60” belgesine ilişkin bilgi girişi ve yükleme yapılacak alanın idarece silinmesi nedeniyle bu belgenin bilgi girişi ve yüklemesinin taraflarınca yapılamadığı, bahse konu gerekçelerle söz konusu belgenin, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulmasına imkân tanınması, bunun mümkün olmaması halinde ise ihalenin iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

II- Konuyla İlgili İhale Mevzuatı  
Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’nin “Tanımlar ve kısaltmalar” başlıklı 3’üncü maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında 4734 sayılı Kanunun 4 üncü maddesindeki tanımların yanında;
…
f) İhaleye katılım belgesi: İstekli olabilecekler tarafından, ihalede istenen katılım ve yeterlik kriterlerinin sağlandığını göstermek ve varsa fiyat dışı unsurların değerlendirilmesinde kullanılmak üzere EKAP’ta hazırlanan belgeyi,
…
ifade eder.” hükmü,
“Başvuru ve/veya tekliflerin hazırlanması ve gönderilmesi” başlıklı 10’uncu maddesinde “(1) Başvuru veya tekliflerin gönderilmesinde e-teklif kullanılır. E-teklifler; başvuru/teklif mektubu ile idari şartname düzenlemeleri esas alınarak oluşturulan ihaleye katılım belgesi ve diğer ekler kullanılarak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir.

(2) İhaleye katılım belgesinin hazırlanmasında;

a) Doğrudan EKAP’ta oluşturulan,

b) Entegrasyonlar aracılığıyla erişilen,

c) (a) veya (b) bendi kapsamı dışındakilere ilişkin EKAP’a yüklenen,

bilgi ve belgeler kullanılır. Entegrasyonlardan kaynaklanan teknik sorunlar nedeniyle gerekli bilgi ve belgelere ulaşılamaması durumunda bunlara ilişkin belgeler de (c) bendi kapsamında EKAP’a yüklenir. (c) bendi kapsamında yüklenecek belgelerde, ilgili uygulama yönetmeliğinin belgelerin sunuluş şekline ilişkin hükümleri esas alınır.

(3) Aday ve istekliler, ikinci fıkra kapsamındaki bilgi ve belgelerin tam, doğru ve güncel olmasını sağlamakla yükümlüdür.

(4) Ortak girişimlerde, ihaleye katılım belgesi her bir ortak tarafından ayrı ayrı hazırlanır ve başvuru/teklif ortakların tamamı tarafından imzalanır.

(5) Kısmi teklife açık ihalelerde, ihaleye katılım belgesi kısım bazında belirlenen yeterlik kriterleri dikkate alınarak hazırlanır.

(6) Tekliflerin gönderilebilmesi için ihaleye katılım belgesindeki zorunlu alanların doldurulması ve geçici teminat tutarının yeterli olması gerekir.

(7) Başvuru ve teklifler EKAP tarafından güvenli şifreleme yöntemleri ile saklanır.” hükmü,

“Başvuru ve/veya tekliflerin değerlendirilmesi ile ihalenin karara bağlanması” başlıklı 12’nci maddesinde “(1) Teklifler açıldıktan sonra 11 inci maddenin birinci fıkrasına göre uygun bulunmayan teklifler değerlendirme dışı bırakılır. Pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde son fiyat tekliflerinin alınması işlemi, elektronik eksiltme yapılan ihalelerde ise eksiltme işlemleri; teklifi bu aşamada değerlendirme dışı bırakılmayan istekliler davet edilerek gerçekleştirilir.

(2) Birinci fıkraya göre uygun olduğu anlaşılan tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülenlerin değerlendirilmesine geçilir. Bu değerlendirme, idari şartname düzenlemeleri çerçevesinde ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Değerlendirme işlemi; aşırı düşük teklif açıklaması istenen ihalelerde, teklifi aşırı düşük olan isteklilerin tamamı için gerçekleştirilir. Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde tüm başvurular ve/veya teklifler değerlendirilir.

(3) İkinci fıkraya göre yapılan değerlendirmede, ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgelerden; entegrasyonlar aracılığıyla veya EKAP ya da diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden erişilebilenlerin teyit işlemi gerçekleştirilir. 10 uncu maddenin ikinci fıkrasının (c) bendi kapsamında ihaleye katılım belgesine aktarılan belgelerden teyit edilemeyenler bu haliyle değerlendirmeye esas alınır ve ihtiyaç duyulması hali hariç bu belgelerin fiziki olarak sunulması istenmez…” hükmü, yer almaktadır. 

III-Kamu İhale Kurulunun Değerlendirmesi
Kamu İhale Kurulu, Kanun, yönetmelik ve yukarıda belirttiğimiz Tebliği hükümleri ile ihale dokümanı kapsamındaki değerlendirmeler kapsamında;
“Başvuru konusu ihalede İhtiyaç Raporu Oluşturma aşamasında eklenen "Antiskalant" kısmına (1. kısım) ilişkin "İdari Şartname 7.4 Maddesi Belge Giriş Ekranı" üzerinde "NSF/International Certification Under ANSI/NSF60 veya muadili standardına uygunluk belgesi" kaydedildikten sonra söz konusu kısmın silme işleminin yapıldığı ve sonrasında tekrar İdari Şartname'nin ilgili maddesinin güncellenmediğinin belirlendiği ve ihalenin her iki kısmı için "NSF/International Certification Under ANSI/NSF60 veya muadili standardına uygunluk belgesi"nin sunulması gerektiğine ilişkin herhangi bir belirleme yapılmadığı, ayrıca istekliler tarafından ihaleye katılım belgesine müdahale edilme imkânının da bulunmadığı, idarece İdari Şartname'nin ilgili maddesinin güncellenmemesi nedeniyle İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenen belgeye ilişkin ihaleye katılım belgesinde bir satır/kısım açılamadığı, ihalenin şikâyete konu 1’inci kısmına teklif sunan diğer isteklinin anılan belgeyi yerli malı satırına tanımladığı  başvuru sahibi isteklinin ise ihaleye katılım belgesi tablosunda belgeyi herhangi bir yere yükleyemediği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenen belgeye ilişkin ihaleye katılım belgesinde ayrı bir satır veya bölüm açılmamasının istekliler nezdinde de tereddüde yol açtığı, teklif değerlendirme işleminin İdari Şartname düzenlemeleri çerçevesinde ihaleye katılım belgesine aktarılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılacağı, bu çerçevede; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesi uyarınca, idarelerin anılan Kanun’a göre yapacakları ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu da göz önünde bulundurulduğunda, söz konusu çelişkili hususların, mevcut durumda güvenilirlik, rekabet ve eşit muamele ilkeleri açısından mevzuata aykırılık oluşturduğu anlaşılmış olup ihalenin şikâyete konu 1’inci kısmının iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.” Yönünde karar verilmiştir. (Bkz. Kamu İhale Kurulu’nun 03.12.2025 tarihli 2025/UM.I-2587 sayılı kararı).

IV. Sonuç ve Değerlendirmemiz
İhaleye katılım belgesinde, katılım ve yeterlik kriterleri ile varsa fiyat dışı unsurlar için ayrı satırlar açılması gerekir. İdarelerin yeterlik kriteri olarak belirlediği bilgi ve belgeleri tam, doğru ve güncel olarak ihaleye katılım belgesine aktarmaları zorunludur. İhale dokümanında belirlenen hususların, eksik ve kusurlu girilmesine neden olan ihaleye katılım belgesiyle sağlıklı bir ihale gerçekleştirilemez. Sonuç olarak, somut olayda idare ihale mevzuatına aykırı olarak hazırladığı ihaleye katılım belgesi nedeniyle ihale iptal edilmiştir. 16.01.2026