İhalede Numune Beyanı ve Teslimi Ne Zaman ve Nasıl Yapılmalı? 

I-Danıştay Kararının Konusu 

İhaleler kapsamında İstekli- İdare- Kamu İhale Kurulu- İdari Yargı, arasında yaşanan uyuşmazlıklarda, son noktayı Danıştay koymaktadır. Bu yazıda sunacağımız uyuşmazlıkta da “numune beyanının ve tesliminin hangi aşamada yeterli sayılacağı” kapsamında yaşanan tartışmada, Danıştay’ın aldığı önemli bir kararı sunacağız.

II- Danıştay Kararına Neden Olan Süreç 

Uyuşmazlık konusu ihalenin İdari Şartnamesinin 7.7.1’nci maddesinde özetle; “Numune, Yeterlik Bilgileri Tablosu bölümünde açıklama yaparak beyan edilecek, ardından ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. istekliden, idarenin bildirdiği saate kadar teslim edilecektir” yönünde düzenleme yapılmıştır. Fakat uygulamada numunenin ne zaman sunulacağı, yani teklif aşamasında mı, yoksa değerlendirme sonrası mı yapılacağı belirsizliği bulunmaktadır. Başka bir anlatımla ihale dokümanında, numunenin hangi aşamada sunulacağı, açık değildir. Ayrıca Yeterlik Bilgileri Tablosunda numune için özel bir satır da yoktur. Sunum şekli tanımlanmamıştır. İhale dokümanına göre numunenin, teklifle birlikte değil, sadece ilk iki istekliden isteneceği anlaşılmaktadır.  
T… Gıda, Yeterlik Bilgileri Tablosunda “Numune istenirse sunulacaktır” şeklinde beyanda bulunmuştur. Ancak dokümandaki belirsizlik, isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına yol açmıştır. Nihayetinde ihalede teklifi değerlendirme dışı bırakılan T… Gıda’nın itirazen şikâyet başvurusu üzerine Kamu İhale Kurulu; teklifinin değerlendirmeye alınması ve sonraki işlemlerin mevzuata uygun şekilde yeniden yapılması yönünde düzeltici işlem belirlemiştir. (Bk. KİK’nun  23.07.2025 tarihli, 2025/UM.I-1564 sayılı kararı)
Rakip Firma tarafından KİK kararı dava konusu yapılmış, İdare Mahkemesi; Kurul kararının 1-b (numune) kısmını iptal etmiştir. (Bk. Ankara 25. İdare Mahkemesi’nin 10.10.2025 tarihli, E:2025/1356, K:2025/1557 sayılı kararı):
Mahkeme kararı Danıştay’a götürülmüş ve Danıştay, mahkeme kararını “Numune bakımından, teklif değerlendirme aşamasında ‘beyan’ın yeterli olduğunu” belirterek bozmuştur. (Bk. Danıştay 13. Dairesinin 16.12.2025 tarihli, E:2025/2565, K:2025/3980 sayılı kararı) 

III- Danıştay Kararının İçeriği ve Değerlendirilmesi 

Uyuşmazlık konusu olayın esası; Numuneler, ihalenin hangi aşamasında “beyan”, hangi aşamasında “teslim” edileceğidir.   

Öncelikle Ankara 25. İdare Mahkemesinin, İdareyi istekli firmayı değerlendirme dışı bırakmasında haklı görmesinin nedeni; 

• Yeterlik Bilgileri Tablosu standart formunda numune beyanına dair satır açılmaması ve 
• Tevsikin şekle bağlanmaması gibi unsurlara rağmen, 
• T… Gıda’nın “uygun numune sunmadığı” 

Şeklindedir.
Danıştay 13. Dairesi yaptığı inceleme sonucu;

• Yeterlik Bilgileri Tablosunda numune beyanına ilişkin satır bulunmaması ve tevsikin şekle bağlanmaması nedeniyle, isteklinin bunu dosyada farklı biçimde belgelendirebileceği, 
• T… Gıda’nın Yeterlik Bilgileri Tablosunda ilgili satıra “numune istenirse getirileceğine” dair beyan yüklediği,
• Numunenin teslimi yükümlülüğünün ise ancak ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. istekliler bakımından değerlendirme aşamasında doğacağı, 
• Numune teslimi, yeterlik aşamasında değil, değerlendirme aşamasında doğan bir yükümlülük olduğu, bu aşama gelmeden isteklinin elenmesinin hukuka aykırı olacağı,

Görüşüyle,  T… Gıda’nın değerlendirmeye alınması yönünde karar vermiştir.  

Başka bir anlatımla Danıştay; numune beyanının, teklif aşamasında yapılacağını, numune tesliminin ise sonradan ve sadece belirlenen 1. ve 2. isteklilerden istenebileceğine karar vermiştir.  

IV. Değerlendirmemiz 

Kanaatimizce İdarenin, uyuşmazlık yaşanan ihaledeki hataları şunlardır: 

• Numune için Yeterlik Bilgileri Tablosunda özel alan açmamıştır.
• “Beyan” ile “teslim” işlemlerini birbirine karıştırmıştır.
• İhale dokümanında belirsizlik yaşanmasına neden olmuştur. 

Danıştay bu uyuşmazlıkta, beyan–teslim ayrımını netleştirip “teslim” yükümlülüğünü doğru zamana yerleştirmiştir. Numune için Yeterlik Bilgileri Tablosunda satır açılmaması halinde, “beyan nerede yapılmalı?” sorusunu “şekle bağlanmamışsa farklı yolla belgelendirilebilir” şeklinde yorumlamıştır.
O halde numune istenen e-ihalelerde, İdarelere düşen bazı sorumluluklar bulunduğunu söyleyebiliriz. Kanaatimizce İdarelerin ihale dokümanlarında yer alan numune düzenlemesinde “beyan” – “teslim” ayrımını çok net belirlemeleri gerekir. Örneğin: “Numune Beyanı, Yeterlik Bilgileri Tablosunda şu alanında yapılır.” “Numune teslimi şu aşamada yalnızca ilk iki istekliden istenir.” şeklinde düzenleme yapılması doğru olacaktır.  
İstekliler ise Yeterlik Bilgileri Tablosunda numuneler için satır açılmamışsa, numune için dokümana ek bir beyan da bulunabilirler. Örneğin Yeterlik Bilgileri Tablosundaki açıklama alanına, “numune istenirse getirilecektir” şeklinde beyanda bulunarak ve EKAP’a bilgi yükleyerek, belgelendirme yapabilirler. Böylece numune konusunda, Yeterlik Bilgileri Tablosunda satır açılmasa dahi, teklif dosyasında beyanda bulunulması, gerekir. 05.02.2025