1-ÖZET: 

 “Kit alımı ile birlikte kit karşılığı geçici olarak cihaz temini” ihaleleri genellikle il sağlık müdürlükleri ile üniversiteler tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu tür ihaleler “Kitlerin iş programı kapsamında idareye teslim edilmesi ve teslim edilen kitlerin kullanıldığı cihazların sözleşme süresince idarenin tesislerinde çalışır halde bulundurulması” olarak tanımlanabilir. Bu alımlarda bazı idarelerin tek taraflı ve ihale mevzuatına aykırı düzenlemeler yaptıklarına şahit oluyoruz. Bunlardan en önemlileri;

• Teslim edilmesi istenilen kit miktarın ne zaman teslim edeceğinin belirlenmemiş olması ve idarenin, yükleniciden istenildiği zaman istenildiği kadar kit talep edilebilmesi,
• İhale dokümanlarında kitlerin kullanılacağı cihazların, idarede çalıştırılacağı sürenin belirtilmemesi,
• İhale dokümanında, “cihazlar, kitlerin tümü tükeninceye kadar idarede bulundurulacaktır” gibi hükümler konulmasıdır.

Ancak idarelerin bu tür tek taraflı düzenlemeleri ve cihazların idarede kullanılacağı sürenin belirsizliği, isteklilerce kit fiyatlarına yansıtılmakta ve kamu kaynakları israf edilmektedir. 

2- YAŞANMIŞ OLAYIN GELİŞİMİ

Mevzuata aykırı olay, “Kit veya Sarf Karşılığı Cihaz Kullanım Uygulaması ile Laboratuvar Kitleri Temini” ihale dokümanı kapsamında yaşanmıştır. İdare tarafından hazırlanan ihale dokümanında; sözleşmenin imzalanmasına müteakip kit ve sarf siparişlerinin yazılı olarak yüklenici firmaya iletilmesini takiben en geç 15 (onbeş) gün içinde laboratuvarlara teslim edileceği, kartların teslim tarihinden itibaren en az 6 (altı) ay miadlı olacağı, sözleşme süresince alınan kartların, son kullanma tarihinden 3 (üç) ay öncesinde firmaya yazılı haber vermek kaydıyla miktarı ne olursa olsun firma tarafından uzun miatlı olanlarla değiştirileceği, belirtilmiştir.

Ancak, teslim edilmesi istenilen kart miktarın idare tarafından belirleneceği, idare tarafından yükleniciden istenildiği zaman istenildiği kadar kit talep edilebileceği, söz konusu idare talebinin 15 gün içerisinde yüklenici tarafından yerine getirileceği, bu durumda kullanım hızlarına göre zamanında tüketilmeyen kartların, 3 (üç) ay öncesinden haber verilerek yükleniciden yenileri ile değiştirtilmesinin istenmesine yönelik düzenleme yapılmıştır. 

Ayrıca teknik şartnamede “Kurulacak cihazın sözleşme süresince ve/veya tüm satın alınan reaktifler tüketilene kadar İdarede kalacaktır. Şirket bu sürede cihazın çalışması için sözleşmede yer alan ve gerekli tüm malzemeleri ve hizmetleri sağlayacaktır.” şeklindeki düzenleme yapılmıştır. Başka bir anlatımla, şartnamede kullanılan “ve/veya” ifadesi ile cihazın tüm satın alınan reaktifler tüketilene kadar hastanede kalabileceği belirtilmiştir. 

Yukarıdaki düzenlemeler incelendiğinde, ihale dokümanının yüklenici için tuzaklarla dolu olduğu anlaşılmaktadır. Şöyle ki;

• İdareden kaynaklanan yanlış stok yönetimi nedeniyle sözleşmenin ifasında yükleniciye ek maliyet ve sorumluluklar yüklenebilecektir. Yani isteklinin teklif ettiği miktarından daha fazla miktardaki malzemeyi, idareye teslim etmesi söz konusu olabilecektir. 
• İdare aylık ortalama test sayısı gibi bir düzenleme yapmamıştır ve bu durum yüklenici aleyhine yorumlanabilecek, belirsizlik taşımaktadır.
• Cihazın kullanım süresine dair ihale dokümanında açık bir düzenleme yapılmamış, kullanım süresi reaktiflerin kullanım süresine bağlanmıştır. 

İhale dokümanındaki eksik ve kusurlu düzenleme, kamu zararına da neden olabilecektir. Keza bu tür ihale dokümanları ile gerçekleşen ihalelerde, isteklilerce kit fiyatları aşırı derecede artırılarak, teklif verilmektedir. 

3-SONUÇ: 

Kamu İhale Kanunu’nun Temel İlkeler başlıklı 5’nci maddesi İdarelere, gerçekleştirdiği ihalelerde; saydamlık ve kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlama görevi vermiştir. Ancak yukarıdaki örnek olayda İdare; hazırladığı ihale dokümanında isteklilerin sağlıklı teklif oluşturabilmelerini sağlayacak ve öngörülebilir düzenlemelere yer vermemiştir. 

Kamu kaynaklarının verimli kullanılması ve hukuki sorunların yaşanmaması için “Kit alımı ile birlikte kit karşılığı geçici olarak cihaz temini” ihale dokümanlarında; 

• Kit ve kitlerin kullanılacağı cihazın teknik özelliklerinin, 
• İdareye teslim sürelerinin,
• Cihazların kurulumu ile cihazların idarece kullanılacağı süre ve 
• Yüklenicinin diğer yükümlülüklerine ilişkin açık düzenlemeler yapılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda anlattığımız olaya benzer ihale dokümanları ile ihaleye çıkılması sıklıkla karşılaşılan olaylar arasındadır. Bu tür ihalelere teklif vermek isteyen şirketlerin, hak kaybına uğramaması için; ihale ilanı yayınlanmasından itibaren, süre geçirmeden tedbir alması gerekmektedir. 

İhale danışmanları ve ihale avukatları ile süresi geçmeden görüşen şirketlerin, ihale dokümanlarındaki tuzaklara düşmeyecekleri görüşündeyiz.     

İlyas KILIÇ

Kamu Yönetimi Uzmanı ve

İhale Danışmanı