I-Giriş

Kamu idarelerinin, “Laboratuvar Kit Alımı” veya “Kit Alımı ile Birlikte Kit Karşılığı Geçici Olarak Cihaz Temini İşi” kapsamındaki ihale dokümanlarında yaptıkları hatalar, ihalenin iptaline neden olmaktadır. Alım konusu işin gecikmeden ve sağlıklı bir şekilde yapılması için idareler ile ihaleye katılacak kişilerin dikkat etmesi gereken önemli hususlar bulunmaktadır. 

Bu makalede, idareler tarafından sıklıkla yapılan ve ihalenin iptaline neden olan hususla ilgili bilgi vereceğim. Ayrıca yaşanmış bir olay üzerinden, konuyu somutlaştırarak anlatmaya çalışacağım.   

II- İdarelerin teknik şartname hazırlama sorunu   

İdareler, hazırlayacakları tüm ihale dokümanlarını 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine ve ikincil mevzuat düzenlemelerine uygun yapmak zorundadır. Ayrıca İdareler, Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.  (Bkz. 4734 sayılı Kanun’un “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesi)

İhale konusu alımların teknik kriterlerine, ihale dokümanının bir parçası olan “teknik şartnamelerde” yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olur, rekabeti engelleyici hususlar içermez ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlanır. (Bkz. 4734 sayılı Kanun’un “Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesi) 

Kit alımı ile birlikte kit karşılığı geçici olarak cihaz temini ihalesi kitlerin teslim programına uygun olarak idareye teslim edilmesi ile bu kitlerin tahlil edildiği cihazların sözleşmede belirtilen süre boyunca idarenin laboratuvarında kurulu bulundurulması ve yüklenicinin sözleşmede öngörülen diğer yükümlülükleri yerine getirmesi olarak tanımlanabilir. Kit alımı ile birlikte kit karşılığı geçici olarak cihaz temini ihalelerine ilişkin ihale dokümanlarında, sözleşmenin yürütümü sırasında kullanım ömrü azalan veya dolan kit ve/veya malzemelerin yüklenici tarafından yenileri ile değiştirileceğine yönelik düzenleme yapılamaz. (Bkz Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Kit alımı ile birlikte kit karşılığı geçici olarak cihaz temini ihaleleri” başlıklı 60’ncı maddesi) 

        Sonuç olarak “Laboratuvar Kit Alımı” işinin niteliği gözetilmek suretiyle, yukarıda belirttiğim ihale mevzuatına uygun olarak şartnamenin oluşturulması yükümlülüğü idareye aittir. Bu kapsamda idarenin ihale konusu alım ile ilgili tecrübelerinden de faydalanarak ihale konusu işin niteliğine ve ihale konusu hizmet işi kapsamında sarf edeceği KİT malzemelerinin özelliklerine ilişkin düzenleme yapması gerekir. 

III- Yaşanmış bir olay ve Kamu İhale Kurulu’nun değerlendirmesi 

        Yaşanmış olay idare tarafından gerçekleştirilen, “Tıbbi Mikrobiyoloji Laboratuvarı Puan Karşılığı Kit Alımı” ihalesinde, gerçekleşmiştir. İhale dokümanına karşı yapılan başvuruda özetle; Teknik Şartnamede “…kitlerini ve sarf malzemelerini kurumumuzun İstediği periyotlar da teslim etmeli ve teslimat sırasında son kullanma tarihleri 4 aydan kısa olmamalıdır. Yüklenici minimum 30 günlük stok miktarını bulundurmak zorundadır. Ayrıca hem teslim alınan hem de teslim alınması planlanan kitlerin kurumumuzun ilgili firmaya 1 ay öncesinden bildirmesi koşulu ile daha ileri miadlı kitlerle ya da sarf malzemeleri ile hiçbir sebep ileri sürmeksizin değiştirmelidir.” düzenlemesinin yer aldığı, yüklenicinin 4 aylık miada sahip kiti teslim ettikten sonra miad ile ilgili herhangi bir yetkisi ve sorumluluğu kalmadığı, 1 ay öncesinden haber verilerek uzun miadlı kitlerin talep edilmesinin yükleniciye öngörülemeyecek bir maliyete sebep olacağı, iddialarına yer verilmiştir. 

        Kamu İhale Kurulu tarafından yapılan incelemede ise özetle; sözleşmenin yürütülmesi sürecinde idarece sarf malzeme ya da kitlerin daha uzun ömürlü olanları ile değiştirilmesinin idarece talep edilebileceği ve yüklenicinin bu talebi yerine getirmek zorunda olduğu anlaşılmıştır. 

        Ancak ihale mevzuatına göre sarf malzemesi ya da kitlerin daha uzun ömürlü olanları ile değiştirilmesinin idarece istenilemeyeceği, bu çerçevede idarenin Teknik Şartnamede yaptığı düzenlemenin mevzuata aykırı olduğu değerlendirilmiş ve ihale iptal edilmiştir. (Bkz. Kamu İhale Kurulu’nun 04.12.2024 tarihli 2024/UM.II-1571 sayılı kararı)

        IV- Sonuç ve değerlendirmem 

        Somut olayda da görüleceği üzere, kamu idarelerinin ihale mevzuatını gözetmeden ihale dokümanı hazırladıkları ve bu şekilde ihalenin iptali nedeniyle zaman kaybına ve kamu zararına yol açtıkları anlaşılmaktadır. 

        Yukarıda açıkladığım ihale mevzuat hükümleri ile yaşanmış olayı birlikte değerlendirdiğimde; idarelerin belirsizliği önleyecek şekilde teknik şartname düzenlemeleri gerektiği düşüncesindeyim.  13.03.2025 

İlyas KILIÇ

Kamu Yönetimi Uzmanı

İhale ve Sözleşme Danışmanı

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. Ynt. Krl. Bşk.